Introduccion

Los datos y o  información es la base fundamental con que las empresas coordinan y evalúan sus actividades y decisiones para alcanzar sus objetivos comerciales y financieros.

La información organizacional es de gran relevancia a la hora de tomar decisiones, la disponibilidad y confiabilidad de los contenidos de esta, le permite tomar acciones acertadas para el futuro del negocio. Una organización amplifica estas habilidades para controlar aquellos recursos, al dividir el trabajo en múltiples individuos para alcanzar un objetivo común. Una importante razón para compartir información dentro de una organización es la consistencia y coordinación de aquellos objetivos y tareas.

Esto no será eficiente si la existencia, ubicación o disponibilidad de información importante queda en desconocimiento para un individuo o grupo que las necesita.

Los entornos distribuidos, que son los más comúnmente encontrados, necesitan poder coordinar información en diferentes formas y requieren diferentes conjuntos de estructuras de administración y procesos que muchas organizaciones han heredado de una administración anterior.

Por lo general las medianas y grandes empresas, y algunas pequeñas, cuentan con sistemas de  datos sobre estructura de Redes de Área Local (LAN: Local Area Network), el fácil acceso a la tecnología, costo y alternativas disponible así lo ameritan. Estos les permite contar con sistemas  en el área de finanzas, remuneraciones y manejo de mercadería (si corresponde) que facilita el manejo de la información. Pero existe información que escapa a este circuito y no menos importante que las anteriormente mencionadas.

Como por ejemplo:

Operación y Administración
Recursos Humanos
Educación y Capacitación
Difusión y Comunicación
El presente documento, tiene por objetivo proponer una nueva forma de manejar esta información, impulsando a la empresa a trabajar con tecnología actualmente disponible y al alcance de la empresa, la cual le entrega un valor agregado dado su costo/beneficio. La solución propuesta al manejo de esta información es el uso de "Intranet" la que analizaremos viendo sus ventajas e implicancias que son: Mayor eficacia organizacional y productividad, ahorro de recursos y la preparación de la empresa en una tecnología fundamental para la supervivencia en la Nueva Economía, en las áreas funcionales de servicio al cliente, ventas y marketing, producción y operaciones, ingeniería, recursos humanos, administración, contabilidad y finanzas, etc. Un efecto adicional observado por la mayoría de empresas con la implementación de su Intranet, es la mejora del clima organizacional con efectos directos en la satisfacción de sus clientes y accionistas.


A continuación se ejemplifican el uso de la información y procedimientos que se utilizan actualmente en algunas secciones o departamentos de las empresas y cual es su implicancia.

Operativa en las Empresas

Operación y Administración

Toda empresa necesita una variedad de operaciones y funciones administrativas para lograr un flujo continuo de la información a todo los elementos de esta para poder cumplir con los objetivos financieros, administrativos, legales, productivos y de servicios, etc..
Cada uno de los departamentos necesita tener un medio expedito para poder informar, difundir o hacer llegar boletines, procedimientos, formularios, calendarios, proyectos, aprobaciones, autorizaciones, modificaciones, planificaciones, etc. El medio generalmente utilizado es el escrito ("Papel") pero naturalmente las necesidades dependen del tipo de empresa y su tamaño. Sin embargo, es importante desarrollar procedimientos de creación y actualización de los contenidos, así como definir un formato para cada tipo de información.

Algunos de los principales objetivos de Operación y Administración son:

Información de la Empresa
Información para Ejecutivos.
Información para Empleados
Políticas y Procedimientos
Administración de Venta /Compras
Administración Comercial /Financiera
Control de Activos /Pasivos
Recursos Humanos

La información de Recursos Humanos requiere de gran cantidad de papeles y no hace sencilla la comunicación de políticas, manuales de procedimientos organigramas de la empresa, beneficios, etc. Se requiere también administrar el reclutamiento, promoción, sueldos y asistencias de los empleados.

A menudo se necesita responder a preguntas típicas de Recursos Humanos como compras internas, vacaciones, gastos médicos, etc. , como también la entrega, explicación, procesamiento de distinto formularios para dichos procesos. Esto resta tiempo en una tarea reiterativa a Recursos Humanos, además no da al empleado un rápido acceso a información de su interés.

Preguntas Frecuentes: Algunas preguntas típicas y reiterativas a recursos Humanos son:

¿Dónde puedo encontrar las solicitudes de vacaciones?
¿Cuántos días de vacaciones recibiré por cada año de antiguedad?
¿Cuáles son las políticas en caso de enfermedad?
¿Dónde puedo encontrar información acerca de créditos?
¿Cómo funcionan los depósitos directos?
¿Cuál es el procedimiento para solicitar un trabajo interno?
Formularios de Recursos Humanos: Se requiere gran cantidad de tiempo para analizar y procesar solicitudes en formularios especialmente para empresas con diferentes oficinas. Para el empleado a veces no es fácil de llenar correctamente los formularios, que utilizan ocasionalmente y requieren de asesoramiento por parte del personal de recursos humanos.

Los siguientes son ejemplos de formularios utilizados:
Créditos
Compras de productos internos
Reembolsos
Solicitudes de vacaciones
Maternidad y enfermedades
Cambios de área
Evaluaciones
Encuestas
Etc.
A continuación se presentan algunos requerimientos comunes por parte de los empleados a Recursos Humanos:

Manuales de Procedimientos y Políticas
Programas de Beneficios
Programas de Bonos y Compensación
Empleos Internos
Descripciones de Puestos
Curriculum
Organigrama de la Empresa
Calendario de Vacaciones y Días de Descanso
Etc.
Capacitación en la Empresa

La empresa necesita promover posibilidades de capacitar a los empleados en universidades, escuelas privadas y públicas, y otras organizaciones orientadas a dicho fin. Para poder cumplir con esta tarea se necesita mejorar las comunicaciones, promover la colaboración, eliminar la duplicación de funciones y proveer información precisa y actualizada.

Los principales requerimientos para la Educación y Capacitación son :

Planes de Estudio
Temarios
Manuales de Capacitación
Catálogos de Cursos
Presentaciones
Bibliografías
Listas de Estudiantes y Profesores
Calendarios y Horarios de Clases
Difusión y Comunicación

A continuación se presentan usos comunes para Difusión y Comunicación en la Empresa.

Revista de la Empresa
Comunicados de Prensa
Preguntas Frecuentes
Formularios
Reportes Anuales, Folletos y Hojas de Especificaciones
Revista de la Empresa: Para publicar las revistas semanales, mensuales o semestrales de la empresa se debe invertir en su dirección, edición, publicación y distribución, generando costos por estos conceptos.

Comunicados de Prensa: El ciclo de revisión de los comunicados de prensa necesita la autorización por parte de los departamentos de dirección, jurídico y marketing. Además se necesita archivar los comunicados de prensa junto con documentos de revistas, periódicos, libros, etc. que involucran a la Empresa en su ámbito comercial.

Preguntas Frecuentes: Algunos ejemplos de preguntas frecuentes que son formuladas para el departamento de difusión y comunicación son:

¿Quiénes son los encargados de la revista la empresa?
¿Cuál es el procedimiento para publicar un comunicado de prensa?
¿En cuánto tiempo se produce un nuevo folleto?
¿Cómo puedo ordenar una hoja de especificaciones?
¿Cuándo estará el nuevo folleto de la empresa disponible?
¿Quién es el responsable de los avisos de la empresa?
¿Dónde puedo encontrar los últimos comunicados de prensa?
Estas preguntas suelen ser reiterativas y restan tiempo en actividades más importantes para el personal encargado.

Formularios: El uso de formularios para la solicitud de folletos, libros, presentaciones, tarjetas de presentación, etc. El empleado necesita llenar con los datos adecuados y esta información debe ser transferida a los encargados por medio de estos.

Reportes Anuales, Folletos y Hojas de Especificaciones: Los reportes anuales, folletos y hojas de especificaciones deben ser generados en documentos que deben ser impresos y distribuidos.

Una lntranet ofrece una nueva opción para mayor efectividad en la coordinación de las actividades organizacionales y entornos de decisiones distribuidas. Pero no podemos referirnos a Intranet sin antes conocer que es Internet.